Att hitta rätt kontor är en faktor som kan påverka företagets framgång och utveckling. Arbetsplatsen påverkar inte bara den dagliga verksamheten, utan också de anställdas trivsel och företagets långsiktiga tillväxt. Men hur väljer man egentligen rätt kontorsform i en värld där Coworking, flexibla kontorslösningar och privata utrymmen finns till hands?
Den här guiden är utformad för att hjälpa dig hitta rätt arbetsplatslösning baserat på ditt företags unika behov, genom att lyfta fram olika scenarier och utmaningar.
Scenario 1: Det växande företaget – hur du hanterar flexibilitet och skalbarhet
När ett företag växer snabbt kan de traditionella kontorslösningarna kännas begränsande. Många företag står inför behovet att anpassa sig efter förändrade teamstorlekar och nya projekt, och det krävs en kontorsform som kan hantera dessa förändringar. Här är några av de utmaningar som det växande företaget eventuellt kan känna igen sig i.
Utmaningar:
- Platsbrist: Företaget växer snabbt och det befintliga kontoret börjar kännas trångt. Det är svårt att hitta plats för nya medarbetare, vilket skapar en stressig arbetsmiljö och hindrar produktiviteten.
- Oförutsägbara kostnader: Långtidskontrakt med fasta kostnader för stora kontorsytor kan vara en ekonomisk börda för ett företag i tillväxt, där behovet av yta kan variera mycket över tid.
- Behov av flexibilitet: Företaget är osäkert på hur stor personalstyrkan kommer att vara om ett år och behöver därför kunna anpassa arbetsplatsen därefter utan att binda upp sig på ett långvarigt hyresavtal.
- Brister i tekniska och administrativa resurser: Ett växande företag har ofta begränsade resurser för att hantera kontorsinfrastruktur som internetuppkoppling, möbler, mötesrum och reception, vilket kan skapa onödig belastning.
Lösning:
I detta scenario där dessa typer av utmaningar finns är det viktigt att kunna växa utan att göra stora investeringar i kontorsutrymme. Flexibla coworkinglösningar, där företag kan hyra både fasta och tillfälliga arbetsplatser, ger möjligheten att snabbt skala upp eller ner. Det låter teamet växa utan att behöva oroa sig för långa hyreskontrakt eller outnyttjat utrymme.
Scenario 2: Frilansaren eller konsulten – behovet av frihet och struktur
För frilansare och konsulter är friheten att arbeta var som helst ofta en fördel. Men den friheten kan också medföra utmaningar, som behovet av en professionell arbetsmiljö för möten och en plats att kunna koncentrera sig på. Nedan är några av de utmaningar en frilansare eller konsult kan uppleva.
Utmaningar:
- Brist på professionell miljö: Att arbeta hemifrån eller från kaféer kan sakna den professionalism som behövs för att möta kunder eller partners, vilket kan påverka hur yrkesverksamheten uppfattas.
- Svårigheter med koncentration och balans: Hemmakontor och andra informella arbetsplatser kan göra det svårt att hålla en tydlig gräns mellan arbete och fritid, vilket påverkar produktiviteten och möjligheten att fokusera på viktiga uppgifter.
- Isolering och saknad av nätverkande: Många frilansare och konsulter arbetar ensamma och saknar den sociala kontakten och nätverksmöjligheter som en mer strukturerad arbetsmiljö kan erbjuda.
- Oförutsägbarhet i platsbehov: Frilansare och konsulter kan ha olika behov av arbetsplatser, ibland behövs en plats nära kunden, ibland en tyst arbetsplats för koncentrerat arbete, vilket gör det svårt att binda sig till ett fast kontor.
Lösning:
Coworkinglösningar med flexibla platser är idealiska för dessa yrkesverksamma. Här kan man välja arbetsyta efter dagsform eller behov, vilket gör det enkelt att byta mellan fokusarbete och nätverkande. Dessutom erbjuder dessa lösningar tillgång till mötesrum, vilket ger en professionell inramning när det behövs. Även ett eget kontorsrum kan vara ett alternativ för den som inte upplever ensamhet och saknad av nätverkande, utan mer söker en professionell miljö.
Scenario 3: Det etablerade företaget – skapa en arbetsplats som främjar samarbete och innovation
För etablerade företag kan arbetsplatsen vara en förlängning av deras varumärke och företagskultur. Det är viktigt att ha en miljö där medarbetare kan samverka, utbyta idéer och hålla effektiva möten. Här följer några utmaningar som det etablerade företaget eventuellt kan känna igen sig i.
Utmaningar:
- Brist på samarbetsytor: Företaget har vuxit och anpassat kontoret för individuella arbetsstationer men saknar öppna, kreativa utrymmen där medarbetare kan samverka och utveckla idéer tillsammans.
- Utmaningar med företagskultur och sammanhållning: Med tillväxten kan det vara svårt att hålla alla medarbetare engagerade och sammanhållna, särskilt om arbetsytorna är splittrade eller trånga, vilket påverkar trivseln och företagskulturen negativt.
- Begränsningar i expansionsmöjligheter: Företaget vill ha en arbetsplats som kan anpassas till framtida tillväxt utan att behöva byta lokaler, men befintliga kontorslösningar är inte flexibla nog för att hantera detta.
- Brister i kund- och partnermötesmöjligheter: Ett etablerat företag behöver professionella mötesrum för att imponera på kunder och partners, men saknar dessa resurser i sin nuvarande kontorsmiljö.
Lösning:
Ett dedikerat eget kontor eller ett hybridupplägg där team har tillgång till både egna utrymmen och delade Coworking-ytor kan vara det optimala valet. Dessa lösningar erbjuder en balans mellan avskildhet och samarbetsmöjligheter, vilket främjar kreativitet och effektivitet. BigOffice är också ett alternativ som kan passa det etablerade företaget, då man har en större privat yta för ett större antal medarbetare.
När passar de olika sorters lösningarna generellt sett?
Fördelarna med coworkinglösningar: Mer än bara ett skrivbord
Coworking-kontor erbjuder mer än bara en arbetsplats. De främjar nätverkande och erbjuder ofta tillgång till utbildning, evenemang och gemensamma resurser. För många småföretag och konsulter är dessa miljöer en plats där de kan knyta viktiga affärskontakter och hitta nya möjligheter.
Eget kontor och dedikerade utrymmen: När är det dags att välja en fast plats?
När ditt företag växer eller behöver en mer stabil och konsekvent arbetsmiljö, kan det vara dags att överväga ett eget kontor eller BigOffice. Ett eget kontor eller ett BigOffice erbjuder mer kontroll och möjlighet att utforma utrymmet efter företagets specifika behov. Det ger även en känsla av långsiktighet och säkerhet för både anställda och kunder.
FirstOffice-lösningar: Så anpassar vi oss efter ditt företags behov
På FirstOffice erbjuder vi en mängd olika kontorslösningar, från flexibla coworkingplatser till privata kontor och större kontorsytor. Våra flexibla arbetsplatser och korta uppsägningstider ger företag möjligheten att växa och förändras utan att binda upp sig i långa avtal. Oavsett om du är ensam konsult eller leder ett växande företag, kan vi hjälpa dig att hitta den perfekta lösningen.
Så hittar du rätt kontorsform för just ditt företag
Det är viktigt att ta sig tid att analysera företagets behov och framtidsplaner innan man väljer kontorsform. Tänk på faktorer som teamets storlek, flexibilitetsbehov och företagets varumärke. Genom att noggrant överväga dessa faktorer kan du hitta en lösning som stärker företaget på lång sikt.
Redo att hitta din perfekta arbetsplats?
Att hitta rätt kontorslösning kan vara avgörande för företagets utveckling och medarbetarnas trivsel. Oavsett om du behöver en flexibel arbetsyta, ett eget kontor eller en kombination, har FirstOffice lösningen för dig. Kontakta oss idag för att undersöka möjligheterna eller boka direkt en visning och ta ditt första steg mot en optimerad arbetsmiljö.
