Vad är hybridkontor?
Hybridkontor är inte en specifik slags kontorslokal, utan hybridkontor innebär att man kombinerar arbete på kontor med distansarbete. Om ett företag ska övergå till hybridkontor, som innebär att inte alla anställda kommer vistas i kontorslokalerna samtidigt, kan det vara bra att överväga att hyra ett mindre privat kontor.
Vad betyder hybridarbete?
Hybridarbete är en arbetsmodell som ger anställda flexibilitet att arbeta var som helst. Det kan handla om att de anställda kan välja att arbeta hemifrån, på kontoret eller någon annanstans i världen. Företag och organisationer kan ge de anställda fullständig självständighet och flexibilitet när det kommer till var och när de vill arbeta. Ett annat alternativ är att det skapas ett hybridarbetsplatsschema där det framgår dagar och tider då anställda förväntas komma till kontoret.
Hur ser kontorsanställda och arbetsgivare på hybridarbete och kontorets roll?
I rapporten ”Future of work” av Stockholms Handelskammare, genomförd i oktober 2022, lyfts framtidens arbetsliv. Undersökningen baseras på svar från 1057 kontorsanställda tjänstemän och 269 arbetsgivare från både privata och offentliga sektorn i Stockholms län. Undersökningen visar bland annat att flexibilitet i arbetsvardagen, som infördes under pandemin, är här för att stanna. Samtidigt identifierar en majoritet att det fysiska kontoret har flera styrkor i relation till hemarbetet.
Hur många dagar vill kontorsanställda vara på kontoret?
Före pandemin arbetade närmare 80% av kontorsanställda i Stockholm alltid på kontoret. Idag är kontorsanställda på kontoret 3,3 dagar i veckan i snitt, men önskar vara där ungefär 2,9 dagar i veckan. Det är en minskning från föregående år då snittet landade på 3,1 dagar i veckan. Arbetsgivare vill att deras anställda ska vara på kontoret i genomsnitt 3,7 dagar i veckan, vilket är en ökning jämfört med föregående år då arbetsgivarnas svar, likt de kontorsanställdas, landade på ett genomsnitt på 3,1 dagar.
Undersökningen visar också att de som arbetar på mindre företag och har kort pendlingsavstånd vill vara på kontoret oftare. Flest kontorsanställda, närmare bestämt 26%, svarade att de vill vara på kontoret 3 dagar i veckan.
Det fysiska kontorets positiva egenskaper
Enligt undersökningen anser 69% av alla svarande att kontoret är viktigt för att de ska känna tillhörighet eller känna att de är en del av ett sammanhang. Majoriteten svarar även att de rör sig mer fysiskt, har roligare och mår bättre psykiskt en arbetsdag på kontoret, jämfört med en arbetsdag hemma. Många svarar däremot att de är mer produktiva hemma och att olika typer av arbetsuppgifter passar olika bra hemma och på kontoret.
Hybridkontor förbättrar Work-life balance
I undersökningen framkommer det att 46% arbetar så att balansen mellan arbete och fritid har blivit bättre efter pandemin, jämfört med innan pandemin. 26% menar däremot att det har blivit sämre. Trots detta är det 37% som upplever att de arbetar på ett sätt som bidrar till mindre stress och 31% som menar att de är mer stressade nu än innan pandemin. En del menar på att resvägen till och från jobbet är en faktor som påverkar balansen och den upplevda stressen.
Fördelar och Nackdelar med hybridarbete
Det finns fördelar och nackdelar med hybridarbete för såväl de anställda som för arbetsgivaren. Nedan listas möjliga fördelar och nackdelar.
Fördelar
- Ökad flexibilitet, då anställda väljer var de ska arbeta och ibland även när
- Omväxling och variation när det kommer till kontorsmiljö
- Bättre balans mellan arbete och privatliv
- Förbättrad prestation, då tillfredsställda anställda ofta presterar bättre samt att vissa kan arbeta mer effektivt när man sitter ostört
- Minskade kostnader, då man kan dra ner på kostnader för lokalhyra, inredning och underhåll av kontorslokaler
- Attraktivare arbetsplats bland arbetssökande, som ser det som ett stort plus med flexibilitet
Nackdelar
- Logistiskt svårt och risk för otydlighet kring hur saker ska fungera
- Svårare att synkronisera mellan anställda och skapa teamkänsla
- Svårare att avgöra hur mycket resurser som behövs
- Utmanande för skyddsombud och chefer
- Ofta sämre ergonomi på hemmakontoret
- Tekniska utmaningar som dålig internetanslutning kan påverka digitala möten
Checklista inför byte till hybridarbete
- Har ni den tekniska utrustningen och supporten som krävs för hybridmöten?
- Hur bibehåller ni bra kommunikation och teamkänsla när några är på plats och några är på distans?
- Vilka utmaningar för chefer kan identifieras och hur kan ni i förväg göra er förberedda på dessa?
- Kommer ni kunna ha täta avstämningar mellan chef och anställd om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön?
- Vilka regler ska sättas upp? Till exempel, får man ha digitala möten i kontorslandskapet och när är det obligatoriskt att vara på plats?
- Hur gör ni mötesinbjudningarna tydliga när det kommer till plats, det vill säga är det fysiskt på plats, på distans eller både och.
Så blir hybridkontor möjligt med FirstOffice
Hos FirstOffice är det möjligt att skapa skräddarsydda hybridlösningar genom att hyra ett kontor i passande storlek och eventuellt addera ett visst antal Coworking-accesser. Vi har kontorshotell i följande städer Stockholm, Uppsala, Västerås, Norrköping, Nyköping, Göteborg, Halmstad, Kalmar och Malmö. De olika kontorstyperna vi erbjuder är privata kontor, Coworking och BigOffice. På FirstOffice erbjuder vi både flexibla kontorslösningar och flexibla avtal, samt korta uppsägningstider.
